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会議の進め方を理解してスキルアップしよう！

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会議の進め方を理解してスキルアップしよう！

 

 

会議を行う場は組織で動いていれば少なからずあるのではないでしょうか。

あなたの立場にもよるのでしょうが進行役のメンバーに入る事もあると思います。

そんな時、どのように会議を進めればよいのか悩むこともあるのではないでしょうか。

本日はそんな会議の進め方を理解して、せっかくの会議の場を存分に生かす方法について解説していきたいと思います。

 

 

得られるスキル

 

・会議の進め方
 
 
本日は会議の進め方について解説をさせて頂きます。
あなたは会議などを受ける側でしょうか。
それとも会議を行う側の方でしょうか。
ここでは会議を行う側の方へ向けた記事を書かせて頂きます。
初めて会議を行う時や何度か会議を行ったにも関わらず、うまくいく自信がなかったり上手く行かない経験が一度はあるのではないでしょうか。
私は会議を担当した事は何度もありますが、最初の段階では会議を行うこと自体、嫌でした。
何を話していいかわかりませんでした。
人前に出ることで視線が集まる事も嫌でした。
会議を行っても何故か嫌な気持ちにしかなりませんでした。
そのような経験を何度もあったので会議を月に1回やっていたにも関わらず、辞めてしまったこともあったのです。
しかし自分の立場が上がれば上がるほど会議の必要性を理解する事が出来たのです。
組織で結果を出す為には会議が必要なのです。
ここで表現している結果とはこのような事を指しています。
 
・売り上げ

・利益

・人材育成

・コミュニケーション

・スキルアップ
 
 
これらのような内容について結果を出す為に行っていくのです。
企業での目的はたった２つ。
 
 
・売り上げ

・利益
 
 
この2点の目的を達成させる事が企業の目的なのです。
これは綺麗ごとではないですし考え方がゲスい訳ではありません。
ビジネスを行う上でのわかりやすく最重要な目的なのです。
その目的を達成する為に３つの行動目標レベルを上げていくのです。
 
 
・人材育成

・コミュニケーション

・スキルアップ
 
 
人材を育成する事が出来れば、売り上げと利益が上がります。
コミュニケーションスキルを活かして組織や顧客を動かし売り上げと利益が上がります。
スキルアップを行う事で売り上げと利益があがります。
全ての目的はビジネスを行う以上、売り上げと利益を獲得する事が目的なのです。
その根本理由を理解した上で会議を行うように心がけていきましょう。
 
 

会議を行う３つの必要性

 

 

会議を行う上では必要性があります。

この必要に関してここからの解説をさせて頂きます。

 

目的を伝える為

 

必要性の一つとして目的を伝える為です。

目的をチームにはリーダーとして伝える必要があるのです。

何故なら方向性や目的を伝えなければあなたが求めている働きをしてくれないからです。

大きな10人で動かす船をイメージしてみて下さい。

肉眼で確認できる5キロ先の島をオールで漕いで渡るとします。

しかし左にも島があり右にも島があり正面にも島がある場合どうでしょう。

どこの島にいくかわからない10人のメンバーはどこを目指してオールを漕げばいいのかわかりません。

右の島に向かってオールを漕ぐメンバーも出てくるかもしれません。

正面の島へ向かってオールを漕ぐメンバーもいるかもしれません。

はたまた左の島へ向かってオールを漕ぐメンバーがいるかもしれません。

本来正面の島を目指しているのであれば、その行動によって5時間で到着する予定が10時間掛かるかもしれなくなってしまいます。

それどころか、左か右か目指していない島へ到着をしてしまうかもしれません。

しかし目的を明確にする事によって10人で一つの方向に向かって進む事が出来る訳ですからやり方さえあっていれば目的を達成する事が出来るのです。

 

そうすることによって時間の短縮も図る事が出来てしまう訳なのです。

だからこそ目的をチームに伝える必要性があるのです。

 

情報を共有する為

 

必要性の一つとして情報を共有する事が出来ます。

先程の船の話をもう一度イメージをして下さい。

目的に向かったものの、オールの漕ぎ方を知らない場合、動かしていても効果はありません。

また向かっている島に対して本当に進んでいるかも確認しなければ右や左の島についてしまう可能性も出てきます。

更に残りの距離がわからなければ「あと少しで到着するから全力で漕ぐ！」まだ遠いにも関わらず「もうつくから全力で漕げ！」と間違った煽り方をするメンバーも出てくるかもしれません。

そうならない為にも情報共有を行う必要性があるのです。

反対にお伝えさせて頂くと情報共有することによってより効果が出やすくなるのです。

 

結果を出す為

 

会議を行う必要性としてやはりシンプルなお伝え方をさせて頂くとやはり結果を出す為です。

結果を出す為に会議を行うのです。

本来の目的はこの記事でお伝えしてきていますがなんだったでしょう。

シンプルにビジネスで行う上では売り上げと利益です。

あなたはその売り上げと利益に対して関連性があるのかをしっかりと考えて会議を行う必要があるのです。

 

 

会議の進め方において３つのポイント

 

 

それではここからは会議の進め方についての３つのポイントに関して解説させて頂きます。

以下のような事を実施して有意義になる会議を行っていくようにしていきましょう。

 

何を伝えるか考える

 

 

何を伝えたいのかをしっかりと考えていきましょう。

あなたは会議で何を伝えたいのか、何のためにを会議までにプランを行うのです。

オススメとして箇条書きにしてどんなことを伝えるのか何の為に行うのかを目に見える状態にする事をオススメします。

 

・ゴールを伝える

・ゴールとは何か

・売り上げと利益

・ゴールを達成する為の方法

・営業に行く

・ポスティングする

・ダイレクトメッセージを送信する

・サイトに告知をする

・広告を出す

・誰が何を行うのか
 
 
ザっと書いていきますがミーティングに関する思い浮かぶことを全てこのようにして出していくのです。
その中からいるもの、いらないものを選択し会議で話す事を決定するのです。
事前にこのようにしてまとめていく事により会議で話す事も明確になり、頭の中を整理する事が出来るので簡単な表現で伝えられやすくなり、相手も簡単な表現であれば理解をしやすくなるのです。

 

何を聞きたいのかを考える

 

会議を行う上ではあなたからの発信をすることだけでは効果が弱くなります。

相手からの意見も聞き出していきましょう。

意見を聞くといっても方向性を変更する目的ではありません。

新たなアイデアを引き出したり理解しているかの確認を行ったり相手が行動する気になっているかを聞き出していくのです。

その３つをしっかりと確認を行いながら確認した事に対してあなたの言動を決めたり、追加の行動を考えていくのです。

そのようにしていく事によってより良い会議にしていく事が出来るのです。

 

 

台本を音読しない

 

 

前に立ってプレゼンを行う場面の場合、台本を音読しないようにしましょう。

台本を音読する事によってデメリットが大きいのです。

 

・機械的に感じてしまう

・あなたの理解が弱く伝える為の表現が出来なくなる

・情熱が伝わらなくなる
 
 
私は理屈屋ですが理屈だけで行動をしたい！とかしなきゃと思う事は稀です。
本当に効果があり意味があると理解すれば行動はします。
しかし私も含め、多くの人は感情や情熱で動く人が多いのです。
会議を行う多くの場面では多数の人数で行われる事が多くなると思います。
そこで大事なのはその多くの人間に共感してもらい、行動してもらう事なのです。
その共感をしてもらう事。
行動をしてもらう事には情熱と理屈が必要なのです。
作りこまれた台本であれば音読をする事によって理屈を伝える事が出来るかもしれません。
しかしその音読行動によってあなたの熱意、情熱が伝わらなくなってしまうのです。
よって音読をしないでプレゼンを行う事をオススメさせて頂きます。
 
 

まとめ

 

 

 

最後に会議を行う上で重要な事は当日の立ち振る舞いを意識する事や話す内容を上手くする事を意識する訳ではありません。

会議でいかに情熱と理屈を話せるか。

相手の考えている事を聞き出せるかがポイントなのです。

その聞き出す方法。

情熱の伝え方。

理屈の伝え方。

それらを高いレベルで行う為には当日のスキルアップではなく当日までの準備が一番大事となるのです。

それらの準備をしっかりと行い意味のある会議を行えるようにしていきましょう。

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