時間を確保する方法
みなさん自分の時間を作れていますか。
毎日仕事に追われ、仕事をしたら帰ってきて寝るだけの生活をしていませんか？
それって本当に人生を楽しんでいるのでしょうか。
本日はそんな、あなたがいかに自分の時間を作り人生を楽しみ濃い生き方をする為、一つのスキルをお伝えさせて頂こうと思います。
今回の得られるスキル
①優先順位を付ける方法
②プランニングスキルを身に付ける
③本当に大事な事に時間を使えるようになる
時間は誰しも24時間与えられています。
しかし同じ24時間でも時間の使い方を上手に出来る人、上手に出来ない人がいます。
どうして出来ないのでしょう。
単純に優先順位を付けて物事を動いていない方がいます。
もしかするとそれが原因になっている可能性がありますので本日はその問題を解決出来るよう、お手伝いが出来たらと思います。
プランニングという言葉すら知らなかった私
私は以前、プランニングという言葉すら知りませんでした。
正確に言うとなんとなくプランという言葉は職場の環境で聞いては、いましたが本質的な中身までは、わかっていなかったのです。
そんな私はそれが時間を削る大きな原因とは、わからずに毎日を過ごしていました。
勤務時間は毎日、最低12時間の時間を勤務しひどい時は24時間缶詰をしながら没頭していた時期もあります。
しかも残業の時間を給料など全くつけていなくお金すら貰っていませんでした。
幸い当時の会社はサービス残業を多くする者が評価をされるという古い日本体質な文化を持った会社だったので評価を貰う事が出来ていました。
しかしそのような環境でしたので、私自身もったいない過ごし方をしている事に気付かず毎日を送っていたのです。
そのような毎日を送っていた私が代償にしてきていたことがあります。
友人との時間を作る事
自分の時間を作る事
人生を楽しむ事
このような事を代償にして生きてきた期間がありました。
あなたもこのような物を今、犠牲にしている事はありませんか。
それって非常に時間という有限な時間を損失している事であり、自分の人生の為に仕事をしているとは到底言えない行動ですよね。
そんなやり方をしていた私にとってこの後、大きな出来事があったのです。
私が働いていた会社では異動が多く発生する職場でしたのできっかけは異動によってある上司に出会った頃の出来事でした。
異動後1週間くらい私なりの一生懸命な働き方をしていた時です。
もちろん一生懸命な働き方とは時間を多く使った仕事をしていました。
そんな時に異動後、初めて今後の直属の上司であるKさんとのミーティングがありました。
まず初めにKさんとミーティングを行った時に言われたことをまとめます。
時間の使い方がおかしい
仕事しているつもりかもしれないが何も仕事をしていない
自分の為に仕事していない
生産性が低い
まとめるとこんな事を伝えられました。
簡単に書いていますが私の事をやっていること全て全面否定されました。
当時の私は相手の言っている事が上手に理解する事が出来ず、そこまで全面否定をされる理由もわからず、何を馬鹿な事、言っているんだこの上司はくらいで聞いていました。
しかし説明を聞いているとなんとなくですが私は愚かな行動をしている事がわかってきたのです。
時間の使い方がおかしい
誰しもが24時間あるのになんで会社で少なくても12時間以上の時間を使っているのかわからないと。
自分は、そんな事をしていないが少なくても私より評価も高ければ時間も使わずにプライベートな時間を作っている事を淡々と述べられました。
どれだけ私が馬鹿な行動を行い人生を無駄にしているかを延々と述べられ仕事のやり方を否定されました。
そんな働き方をしているから能力がないんだともう長い時間を説教され真剣に自分の時間を作る為の方法を一緒になって指導されました。
仕事をしているつもりだろうが何も仕事をしていない
私がやっている事は、ただ作業をしているだけで仕事という何か、お金が生まれる事を実施していないと指摘をされました。
そんな仕事ぶりはアルバイトでも出来て誰でも出来るから私が社員としている意味がないと。
マネージャーであれば、マネジメントをする事が本来の仕事であり私がやっているのは、安い時給のアルバイトが出来る事をやっているのとなんら変わらなかったのです。
自分の為に仕事をしていない
本来、仕事というのは自分が生きていくもしくは家族含めて生きていく為にやるただのやるべき事に過ぎないのに本当の趣旨を忘れていたという現実でした。
それなのにも関わらず友人や、自分のやりたい事、やるべき事を捨ててまでなんて馬鹿な事をしていたのかと気付かされたのです。
もっと自分の勉強時間や自分の楽しみ、身近な仲間を大事にしなければいけないのにも関わらず、価値のない時間の使い方をしていたのです。
生産性が低い
長時間の労働を行い、睡眠時間まで削って労働をしていたのでやっている事の質、スピードが非常にレベルの低い行動をしていたのです。
1週間私とKさんが働いてみてそのような事が非常に目に付いたのでこのままではもっと重大なミスを犯したり、損失が発生してしまったり、私自身の人生が台無しになってしまうと判断し異動してすぐにこのようなミーティングを開き強く指摘したことは後に話してもらう事ができました。
あなたにとっては、なんて馬鹿な奴なんだと思う方もいるかもしれませんが当時の私にはこんな簡単な事すら知らない状態であったのです。
たしかに現在考えてみると、愚かな生き方をしていると思ってしまうのですが当時の私には理解出来なかっただろうなと諦めがついている私もいます。
それ以降、私はKさんに教わった、今回お伝えする優先順位の付け方を大事にしながら進化をさせたり、別のスキルを勉強して取り入れて実施していく事になりました。
そんなKさんとの出会いが後に私の価値観や仕事のやり方を大きく変更させるきっかけとなったのです。
長くなりましたが今回、他のスキルを身に付けたり勉強をしたりとするきっかけになった優先順位の付け方をお伝えしたいと思います。
あなたもそのような生き方をしているならばこれをきっかけにして様々なスキルを習得して頂ければと思います。
優先順位を付ける方法
まず初めに優先順位を付ける為に４つの領域に起こった出来事や仕事内容を振り分けていかなければなりません。
優先順位というのは４つの優先順位があります。
そんな４つの領域に関して説明させて頂きます。
緊急で重要な事（第一領域）
緊急に処理をしなければならない事で尚且つ重要な事を第一領域と言います。
具体的にどのような事かいくつか例を出していきます。
母親が倒れた
火事が起こった
交通事故が起きた
お客様からのクレーム処理
このような事は緊急で重要な案件と言えるのではないでしょうか。
まず第一領域は一番、優先順位が高い出来事です。
これが起きたら即座に処理をしなければ更に大きな問題に発展してしまう可能性があり次にやる事が出来ないはずです。
必ず処理の一番、優先順位が高い事と理解していきましょう。
緊急ではないが重要な事（第二領域）
緊急ではないが重要な事を説明させて頂きます。
まずこちらも、わかりやすく例を出して考えてみましょう。
病気が早期発見出来るよう定期健診を受診する
お客様へのサービスレベル向上方法を考える
自分のスキルアップの為に勉強をする
期限を守れるように予定表を作成する
このような事は緊急ではなく、重要な事と言えるのではないでしょうか。
これらの事は実践しておかないと、時間が立つごとにいずれ第一領域と変化していってしまいます。
この第二領域は優先順位で考えると二番目の優先順位となります。
緊急で重要でもない事（第三領域）
緊急で重要でない事をここでは説明させて頂きます。
今回も例を出して考えてみましょう。
仕事中、友人から遊びの誘い電話
自分とは関係のない上司からの仕事依頼
営業電話
利益のない仕事仲間から飲み会の幹事依頼
このような事が、緊急で重要でない事ではないでしょうか。
基本相手ありきの事なので緊急性はありますが重要性はないと思います。
このような外部からの刺激は無視して対応しないか、極力少ない時間で断るや受けるなどの対処をしていきましょう。
この第三領域は、優先順位3位にあたります。
緊急ではないが重要でもない事（第四領域）
緊急ではないが重要でもない事を説明させて頂きます。
だらだらと意味のない時間を過ごす
誰かの悪口を言う
会社でなにもしないでぼーっとしている
このような事が緊急でもなく重要でもない事といえるのではないでしょうか。
このような事をするのは、全くもって意味のない時間使用です。
これはやらないように心がけていきましょう。
この第四領域は優先順位4位にあたります。
優先順位の付け方
ここまでで読んで頂いたあなたは第一領域から第四領域までの考え方を理解され優先順位内容が理解されたかと思います。
起こった出来事を考えどこの領域に当てはめて優先順位を考えます。
これをやる時に優先順位を決定する事が出来るようになります。
何故時間を失い余裕がなくなってしまうのか
ここまで読んで頂いた方は優先順位の付け方を理解して頂いたかと思います。
あなたは現状この優先順位に基づいて行動する事が出来ていますか？
もう一度おさらいします。
第一領域 緊急で重要な事
第二領域 緊急でなく重要な事
第三領域 緊急で重要ではない事
第四領域 緊急でなく重要でない事
これに物事を当てはめていき優先順位を決めて行動するのです。
あなたは時間がなかったり、毎日忙しく自分の時間を確保が出来ずに、本当にやるべき事をやれていますか？
忙しい事が原因でやれていない事が多いのではないでしょうか。
本来やらなければならない事を実践出来ないのには明確な理由があると思います。
第一領域に追われている
第三領域、第四領域をやってしまっている
明確な理由とは上記の事を多くやりすぎてしまっているからです。
とは、私の考えですが基本的に第三領域は出来るだけやらない、第四領域は一切やらないというのが私の結論です。
しかし第一領域は必ずやらなければいけません。
それではその状況どのように改善していけばよいのか考えていきましょう。
緊急で重要な事を起こさない為にやるべき事
第一領域の緊急でなく重要な事というのはある行動をする事により改善する事が多くあります。
第二領域をとにかく精度高く多く実践する
この第二領域を確実に実践し続けると改善していけるのです。
では具体的にもう少し細かく見てみます。
クライアントからのクレーム
この対処はまさしく第一領域だと思います。
そもそもこの問題を起こさない為にはどのような事をやっていけばよかったのでしょう。
改善方法
品質不良のチェック
製品品質の向上
生産者の人材育成
このような事を実践していけば第一領域になる可能性をグンと減らす可能性が高くなると思います。
領域として考えると今、例を出した行動は、まさしく第二領域と呼べるのではないでしょうか。
もう一点、例を考えてみましょう。
今月の家賃を払う事が出来ない
もう既にお分かりかと思いますがこの件は第一領域です。
それではどのように対処をしていけばよかったのでしょう。
改善方法
毎月貯金をする
自分の業績評価を獲得し給料を上げる
高い給料を貰える職場に転職活動をする
支出プランを計算し支出をコントロールする
アルバイトをする
お金を稼ぐシステムを作成しておく
他にもあるとは思いますがこのような行動が第二領域と呼べるのではないでしょうか。
緊急で重要な事を起こさない為の結論
このように、とにかく第二領域を実践していれば第一領域になる事は少なくなるのです。
第一領域に追われている人は本当に第二領域の実践がされているか見直してみましょう。
そうする事によって時間をとられやすい第一領域を防ぎ自分の時間を確保していけるのです。
時間の確保を出来たら
ここまでである程度、時間の確保を出来るようになる方法を理解出来たのではないでしょうか。
このように優先順位を決めて物事を実践する事が時間を確保する為の一つのスキルとなるのです。
ここからは時間を確保出来るようになると、どのような事が行えるのか考えていきましょう。
仕事が捗り結果が出る
時間を確保出来るようになる事で一つ一つの仕事が丁寧になります。
また優先順位を決めて実行できるスキルを持ち合わせていけるようになった為、仕事を選びながら優先順位に沿って進めていく事が出来ます。
そうするといくつかの結果が生まれるようになります。
第一領域の仕事が起きにくい
仕事が評価されるようになる
大きな業績を生み出すことが出来る
このような結果を生み出すことが出来るようになるのではないでしょうか。
プライベートの時間が出来る
第一領域の事が起きなくなると自分で予定を作り、仕事の予定、プライベートの予定が作りやすくなります。
予定をしっかり作成し毎日進めていくだけですので、家族の時間や自分の時間を作りやすくなります。
また毎日なんとなく長時間労働をしている方も1日、1日の予定が立っていますのでその予定が終わったら帰るという選択が出来るようになり、いつまでもだらだら仕事をやっている気になりながら無駄な時間をつかわなくて済むようになります。
その空いた時間をどのように使用していくのかはあなた次第なのです。
他人に対して余裕を持って接する事が出来る
仕事に追われて時間がない時と比べて、あなた自身、時間の確保が出来ていますので様々なことに余裕を持って取り組んでいく事が出来ます。
その結果、他人とコミュニケーションなどを行う時、精神的に安定した状況で話すことが出来たり、話を聞いたり出来るようになりやすくなる為、良い人間関係を築く事が出来るのではないでしょうか。
自分に余裕がなければ他人に向ける余裕などないと思いますので。
健康を手に入れる事が出来る
仕事は身体が健康だから実施する事が出来ます。
自分自身の時間を作る事によって適度な運動の実施をする事が出来たり健康志向の料理などをする時間が生まれます。
また食事の時間や、睡眠時間を決まった時間に確保する事が出来るのであれば規則正しい生活を過ごすことが出来、病なく仕事をし続ける事が出来る可能性が広がるのではないでしょうか。
時間を確保する為には様々な方法があり本日お伝えさせて頂いたのはその中の一つです。
一つとはいえ、この方法を知らないで毎日を過ごすより、知って実践していった方が間違いなく時間を確保し人生を楽しく生きる事が出来る可能性が大きくなりますのであなたも試してはいかがでしょうか。
